Para contribuir a la modernización de la gestión de espacios y salas, y en concordancia con la exigencia de vivir en un mundo globalizado y tecnológico, el 3 de julio de 2023, Secretaría de Estudios inauguró una herramienta de utilidad para la comunidad triestamental, que permitirá agilizar la solicitud de agenda del recurso salas y espacios físicos en la Facultad de Odontología de la Universidad de Chile (FOUCh), junto con mejorar los tiempos de respuesta, disponer de reportes, y realizar un seguimiento adecuado y oportuno de las solicitudes que se generen.
La Secretaria de Estudios, Cintia Castro, destacó que “el propósito de realizar esta modernización tiene que ver con la necesidad de entregar herramientas que vayan acorde con las necesidades actuales, no sólo en la forma en como hacemos las cosas, si no en que nos aporta en el quehacer diario y en la gestión”. La profesional recordó que “antes de esta herramienta, la solicitud de salas, se estaba realizando mediante uno de los correos electrónicos que tenemos para gestión (uno de tantos jaja) pero lamentablemente esa información se va perdiendo en las casillas, lo que enlentece los tiempos de respuesta, sin mencionar además que las solicitudes, no venían completas, por ejemplo, nos piden salas por correo pero no se indica para cuantas personas, o indicaban horario de inicio de una actividad pero no el horario de término, o derechamente en algunas ocasiones, ni siquiera nos indicaban para que se requería el espacio”.
La Directiva FOUCh valoró la herramienta en la gestión de la Docencia, en tanto permite “que quienes realicen la solicitud, puedan tener respuesta a su requerimiento en un plazo de no más de 72 horas, lo que permite que, en el caso de no tener disponibilidad en nuestra Facultad, podamos gestionar otros espacios en las Facultades vecinas, con la debida antelación. Por otro lado, nos permite, ir monitoreando estos plazos de respuesta, contabilizar la cantidad de solicitudes mensuales de espacios que llegan a la unidad, y tener estadísticas de aquello”.
A juicio de Cintia Castro, “este es sólo el primer paso, hoy podemos contar con una solicitud completa, que nos permite responder en tiempo y forma a los requerimientos de espacio, en una segunda fase de uso, los profesores podrán autogestionar, sin embargo, para aquello, requerimos primero de un análisis de esta primera etapa de funcionamiento”.
En este marco, Cintia Castro invitó a Sabemos que en oportunidades el cambio no acomoda tanto, sobre todo tanta tecnología, sin embargo, queremos invitar a toda la comunidad a subirse al uso de este portal de salas, ya que es una herramienta sencilla de usar, con un formulario de completado rápido, que permite tanto a la unidad de secretaria de estudios, como a los docentes, funcionarios y estudiantes, poder realizar sus requerimientos de espacio físico de manera ágil, por lo tanto y para que la modernización funcione creo que es fundamental el apoyo de los usuarios, y el cumplimiento de los lineamientos que la componen. ¡Contamos desde ya con todos uds!”
Cabe señalar que el acceso a la nueva plataforma de agendamiento de salas y espacios se realiza utilizando la cuenta pasaporte, la misma que se utiliza para los sistemas de gestión académica, U. Campus y U-Cursos respectivamente.
Los documentos sobre el proceso de reserva de salas y espacios físicos e instructivo de uso de la plataforma, los puede descargar desde su correo institucional.
